1. เขียนเส้นทางของงานที่ต้องใช้ข้อมูลร่วมกัน
2. ลองโปรแกรมสำเร็จรูปกับกติกาของธุรกิจจริง
ขอทดลองด้วยข้อมูลตัวอย่างที่สะท้อนงานของคุณ แยกให้ชัดว่าอะไรใช้ได้ทันที อะไรต้องตั้งค่า และอะไรต้องซื้อส่วนเสริมหรือพัฒนาเพิ่ม บางครั้งการปรับวิธีทำงานเล็กน้อยอาจเหมาะกว่าการสร้างระบบใหม่ จดวิธีแก้ขัดทุกข้อและคนที่ต้องทำขั้นตอนนั้นก่อนสรุปว่าโปรแกรมตอบโจทย์
เปลี่ยน ออร์เดอร์ - บันทึกงานที่เสร็จบางส่วนหรือยกเลิกอย่างไร
- จำกัดสิทธิ์พนักงานตามหน้าที่ได้หรือไม่
- ทีมอธิบายที่มาของตัวเลขในรายงานได้หรือไม่
3. หาข้อจำเป็นที่ทำให้ต้องสั่งทำ
ERP สั่งทำควรเป็นทางเลือกเมื่อกติกาที่จำเป็นต่อธุรกิจยังต้องคัดลอกข้อมูลซ้ำหรือใช้วิธีแก้ขัดที่ยอมรับไม่ได้ในระบบที่ลองแล้ว อธิบายช่องว่างนั้นให้ชัด ลำดับอนุมัติหรือกติกาจัดสรรเฉพาะของธุรกิจเป็นข้อกำหนดที่ใช้ทำงานต่อได้ ส่วนความต้องการทุกฟีเจอร์ยังไม่ชัดพอ เริ่มสร้างและทดลองขั้นตอนที่เล็กที่สุดแต่ทำงานจบได้ก่อนขยายไปส่วนอื่น
4. เทียบสิ่งที่ต้องรับผิดชอบตลอดการใช้งาน
เทียบใบเสนอราคาบนเงื่อนไขเดียวกัน ทั้งการตั้งค่า จำนวนผู้ใช้ ทำความสะอาดและย้ายข้อมูล อบรม โฮสติ้ง ดูแล และแก้ไขในอนาคต สอบถามว่าเมื่อหยุดใช้บริการจะเกิดอะไรขึ้นและส่งออกข้อมูลอย่างไร ตรวจการเชื่อมต่อกับเครื่องมือแต่ละตัวจริง ๆ ส่วนที่ยังไม่ยืนยันต้องระบุว่ายังค้างตรวจสอบ ไม่ควรนับเป็นฟังก์ชันที่รวมแล้วหรือใช้คำนวณเงินที่คาดว่าจะประหยัดได้